Případová studie · Chemstr
Přesun firemní pošty Chemstr do Microsoft 365.
Firma už používala aplikace Microsoft 365, pošta ale zůstávala u původního poskytovatele. Cílem bylo sjednotit přihlašování, převést e-mail do Microsoft 365 a připravit přechod pro různé počítače i telefony.
- Výchozí stav
- Microsoft 365 a Office byly zavedené jen částečně, firemní pošta běžela u Forpsi.
- Rozsah
- Účty, schránky, sdílené adresy, návazné systémy a zařízení uživatelů.
- Výsledek
- Pošta i aplikace používají stejné firemní přihlášení a uživatelé dostali podporu při přechodu.
Výchozí situace
Microsoft 365 ve firmě byl, pošta a účty ale fungovaly odděleně.
Zaměstnanci měli na počítačích aplikace Office, do Microsoft 365 se však přihlašovali technickými adresami ve tvaru jmeno@firma.onmicrosoft.com. Firemní e-mail zůstával u Forpsi a některé schránky se rychle plnily.
Některé adresy používalo více lidí. Na odesílání e-mailů byly napojené také webové formuláře, ekonomický systém a multifunkční tiskárna. Ve firmě se navíc používaly počítače s Windows i macOS a telefony s Androidem i iOS.
Příprava
Nejdřív bylo potřeba zmapovat schránky, přístupy a návaznosti.
Společně s vedením jsme vytvořili přehled adres, uživatelů a přístupových práv. U každého člověka jsme si potvrdili, kam se jeho pošta převede a jakou licenci potřebuje.
Součástí přípravy bylo sjednocení přihlašovacích jmen pod běžné firemní adresy. Předem jsem také zkontroloval služby, které za firmu automaticky odesílají zprávy. Návaznosti na web, ekonomický systém a tiskárnu jsme tak řešili ještě před přepnutím.
Průběh přechodu
Data se kopírovala předem. Samotné přepnutí proběhlo večer.
Zaměstnanci předem dostali informace o termínu změny, novém přihlášení a o tom, co budou muset udělat na počítači nebo telefonu.
Následující ráno jsem byl přímo ve firmě a pomohl s přihlášením a nastavením Outlooku na počítačích s Windows i macOS. Součástí podpory bylo také připojení firemní pošty na telefonech s Androidem a iOS. Lidem mimo kancelář jsem pomáhal vzdáleně.
Výsledek
Jedno firemní přihlášení pro poštu i aplikace Microsoft 365.
- Firemní pošta byla převedena z Forpsi do Microsoft 365.
- Zaměstnanci už nepotřebují samostatné technické adresy onmicrosoft.com.
- Vyřešil se problém s plnými schránkami a pravidelným mazáním starších e-mailů.
- Společné adresy zůstaly dostupné lidem, kteří je potřebují.
- Vedení má přehled o používaných schránkách a přístupech.
„Spolupráce s panem Voňkou pro nás byla primárně přínosná v tom, že si v úvodu udělal čas, prošel s námi naše aktuální i očekávané budoucí potřeby, sestavil harmonogram a následně společně s námi vytvářel jasnou strukturu pro interní komunikaci a správu dokumentů.“
Co bylo důležité
Migrace pošty není jen kopírování zpráv.
Je potřeba zjistit, kdo používá jednotlivé adresy, sjednotit účty a ověřit, které firemní služby přes e-mail komunikují. Stejně důležitá je příprava podpory pro různé typy zařízení.
V Chemstru jsme tyto návaznosti zmapovali předem. Přechod měl jasný harmonogram a lidé věděli, kdy změna proběhne, jak se nově přihlásit a na koho se obrátit.